6 ejercicios para dirigir una reunión de manera eficaz

Obtén el mayor provecho de tus reuniones con estos consejos de la inversionista global y CEO Hanoi Morillo

No hay nada peor que acudir a una junta que se sale del tema, que no tiene un objetivo claro o que parece no tener fin. Afortunadamente, puedes evitar cometer estos errores si te apegas a ciertas técnicas comprobadas.

Hanoi Morillo (@hanoimorillo) es inversionista y CEO de la compañía de tecnología financiera Fivvy. Su currículum es impresionante, pues se desempeñó en importantes puestos gerenciales durante sus doce años de trabajo en Google, para luego convertirse en vicepresidenta de banca digital en Scotiabank. Tampoco es ajena al mundo de los medios de comunicación, pues es una de los “tiburones” que juzgan a los participantes en el famoso programa de televisión Shark Tank.

Si quieres aprender a realizar una reunión de trabajo productiva y concisa, nada como acudir a los consejos de Hanoi Morillo. ¡Compruébalo en este video!

Cómo llevar a cabo una reunión efectiva

1. Lleva una agenda clara

Establece una agenda clara antes de la reunión. Debes saber quién tomará la palabra y por cuánto tiempo hablará, cuál será el tema qué abordará y por qué conversará sobre él.

2. Prepárate

Nunca lleves a cabo una reunión sin estar completamente preparado. Si puedes, envía algo de material a los demás participantes antes de que empiece la junta. También puedes charlar con ellos para asegurarte de que todo está claro antes de arrancar la sesión.

Cómo llevar a cabo una reunión efectiva

1. Lleva una agenda clara

Establece una agenda clara antes de la reunión. Debes saber quién tomará la palabra y por cuánto tiempo hablará, cuál será el tema qué abordará y por qué conversará sobre él.

2. Prepárate

Nunca lleves a cabo una reunión sin estar completamente preparado. Si puedes, envía algo de material a los demás participantes antes de que empiece la junta. También puedes charlar con ellos para asegurarte de que todo está claro antes de arrancar la sesión.

3. Comienza a tiempo

Siempre procura empezar a la hora establecida. El tiempo es dinero, de modo que esperar a los que están demorados es costoso para la compañía. Si decides comenzar a tiempo, sin esperar a quienes vienen con retraso, les harás saber que la próxima vez deben acudir puntualmente.

4. Establece reglas

Indica a tu equipo cuál será el modo de llevar la junta desde el principio. Elige de qué forma vas a procesar las preguntas y comentarios (por ejemplo, puedes determinar que habrá 10 minutos para dudas y comentarios al final).

5. Usa un “estacionamiento de ideas”

Es importante dar reconocimiento a las buenas ideas y temas interesantes que los participantes quieran seguir a lo largo de la reunión. Sin embargo, si no forman parte de la agenda, debes “estacionar” esas ideas anotándolas y considerándolas para una futura reunión.

6. ¿Cuánto debería durar de la reunión?

Hanoi Morillo considera que la duración ideal es de 30 minutos porque es un periodo de tiempo corto y preciso. Además, prolongar la reunión puede provocar que tus participantes pierdan la atención y el interés.

¿Disfrutaste este tutorial? Si quieres aprender más de la experiencia de Hanoi Morillo, echa un vistazo a su curso: Organización de agenda: gestiona tu tiempo y energía.

Versión en español de @arturo_torres_landa

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