Dos and Don'ts do project management

Descubra as chaves do sucesso e do fracasso na gestão de projetos

Profissionais encarregados da gestão de projetos combinam uma série de habilidades e conhecimentos que permitem a concretização de objetivos. Seu trabalho é essencial em projetos de qualquer tipo, pois são responsáveis por manter em movimento cada uma das engrenagens necessárias para que as metas sejam atingidas.

Trabalham com clientes, criativos, estrategistas, representantes de marcas e qualquer outro personagem relacionado ao projeto. Suas atividades vão desde estabelecer fluxos e prazos até resolver falhas e inspirar equipes inteiras. Por isso, o perfil de um project manager se move como um pêndulo: vai do labor exato e preciso ao improviso, buscando adaptar-se a qualquer mudança ou situação.

A seguir, deixamos uma lista de Dos and Don'ts que ajudarão você a conhecer as chaves do sucesso e do fracasso nessa posição:

Dos

Envolva as equipes na tomada de decisões:

Não se trata de discutir cada detalhe dos processos com cada uma das equipes com as quais esteja vinculado, mas sim partir de uma ideia clara de estratégia de implementação para receber ideias dos demais, de modo que sejam complementadas e enriquecidas.

No caso de alguns direcionamentos recebidos não se adequarem à sua visão, tente explicar e manter uma comunicação totalmente aberta que permita aos outros entenderem que não se trata de rejeição e que suas opiniões não deixarão de ter valor em ocasiões futuras.

Aproveite ferramentas inteligentes

Hoje existe uma enorme variedade de ferramentas que permitem acompanhar as atividades de cada membro das equipes com as quais trabalhamos, além de medir o progresso do projeto. Alguns dos mais populares são Asana, Monday, Basecamp e Trello. Aqui você pode consultar outras informações que o ajudarão a controlar projetos em seu computador ou celular.

Estabeleça prazos realistas

Não há objetivos que não possam ser alcançados, apenas prazos que não podem ser cumpridos. Uma das principais qualidades de um gestor de projetos é ter o conhecimento necessário das equipes, do mercado, dos clientes e dos processos, para que possa estabelecer prazos de entrega viáveis e de acordo com a realidade. Falhar neste ponto é uma das principais fontes de frustrações entre aqueles que trabalham em qualquer projeto.

Delegue, delegue, delegue

Saber distribuir funções é parte essencial do perfil de um project manager. Delegar tarefas não significa renunciar à responsabilidade porque, de fato, o seu grande compromisso é saber deixar cada tarefa em mãos adequadas.

Celebre as vitórias

Quando os projetos são longos e complexos, é importante saber reconhecer os progressos. A celebração de um sucesso servirá de inspiração para os membros de cada equipe relacionada a ele e manterá sua eficiência.

Don'ts

Evite as reuniões desnecessárias

Poucas coisas são tão desgastantes e afetam tanto a produtividade de uma equipe como as reuniões que podiam ter sido um e-mail. Assegure-se de desenvolver um senso de análise que permita saber quando é necessário reunir as pessoas envolvidas em um processo. Se optar por uma reunião, tente ter sempre uma agenda clara com os pontos a serem tratados, que digam respeito a soluções de problemas concretos, e mensagens que só possam ser transmitidas pessoalmente.

Não seja detetive de Recursos Humanos

Em meio a um conflito, foque nas soluções. Se parte do seu trabalho implica na avaliação do desempenho de outros membros da equipe, a verdade é que sua essência consiste na resolução e manutenção do progresso do projeto, por isso é bom evitar se ater a situações que impliquem buscar culpados. Faça as observações e anotações pertinentes e deixe que as áreas encarregadas de tomar decisões sobre as equipes façam o resto. Lembre-se: seu trabalho é medido em resultados, foque em alcançá-los.

Seu trabalho não é gerir pessoas

Seu dever é gerenciar projetos, não cada uma das pessoas que trabalhem neles. Evite dar informação em excesso aos membros da equipe que não a busquem. Você pode ter a impressão de que muitos detalhes podem ajudá-los a compreender melhor os progressos e obstáculos do projeto, mas não é assim. Na verdade, isso pode causas distrações ou dúvidas desnecessárias.

Não fuja do feedback

Permitir um retorno sobre os processos que você estabeleceu ajudará a criar uma sensação de pertencimento e valorização em sua equipe, além de encontrar pontos cegos, medir ambientes, promover confiança e complementar suas estratégias.

Não adicione carga extra a equipes incompletas

É muito comum, sobretudo em áreas novas, que os objetivos não estejam adaptados aos que uma equipe em formação deveria ter, mas a um ideal. Este é um dos piores erros, pois compromete as metas e o ânimo dos membros da equipe.

Você também pode se interessar por:

- O que é community manager?
- 7 apps para trabalhar à distância
- Ideias para rentabilizar o seu negócio na baixa temporada