Tutorial Freelance: guia básico para usar o Gmail em sua empresa

Aprenda cinco maneiras simples de usar o Gmail para trabalhar de forma mais eficiente e produtiva, com Chanel Greco

Com mais de 1,8 bilhão de usuários, o Gmail é o provedor de e-mail mais usado do mundo. Isso não é surpresa para ninguém, afinal, existem diversas razões para escolhê-lo, principalmente se for para sua empresa.

Segurança aprimorada, armazenamento na nuvem e fácil acesso, não importa onde você ou seus funcionários estejam, são apenas alguns exemplos. Outro aspecto muito importante são os inúmeros recursos que ajudam a organizar e priorizar fluxos de trabalho para melhorar a produtividade.

Chanel Greco (@chanelgreco) é uma professora e especialista em Google Workspace que sabe bem como usar ferramentas digitais para tornar a vida profissional o mais eficiente possível. Neste tutorial, ela dá cinco dicas simples para começar a usar sua conta do Gmail de forma mais produtiva e inteligente.

Seguindo as recomendações de Chanel, você se familiarizará com alguns dos recursos básicos, melhorará sua confiança e terá mais sucesso ao gerenciar seu ritmo de trabalho. Assista!

5 dicas básicas para usar o Gmail para empresas

1. Suspenda mensagens

A função suspender mensagens esconde mensagens de sua caixa de entrada e as deixa em espera, enviando um lembrete para que possa voltar a elas em outro momento. Para isso, basta selecionar a mensagem que deseja suspender e clicar no símbolo do relógio na parte superior da tela.

Você pode, então, visualizar as opções para programar a data e a hora em que ela reaparecerá em sua caixa de entrada. Chanel salienta que, se quisermos ver essas mensagens a qualquer momento, basta clicar na opção Suspensos no menu à esquerda da tela.

2. Adicione emojis aos marcadores

Usar emojis é uma ótima maneira de organizar visualmente o conteúdo de um marcador. Para adicionar um emoji a um de seus projetos, clique nos três pontos ao lado do marcador no menu à esquerda e selecione "editar". Em seguida, escreva o nome do marcador.

Clique na opção “mostrar emoji e símbolo”, localizada na parte superior da tela (caso trabalhe num Mac) para escolher um dos emojis disponíveis. Salve as alterações. A partir de agora, o emoji aparecerá ao lado do marcador.

3. Altere sua caixa de entrada

Para aumentar a produtividade e focar nos e-mails mais recentes, que pedem atenção imediata, Chanel recomenda alterar a configuração da caixa de entrada. Para isso, comece clicando no ícone de engrenagem na parte superior da tela. Você verá diversas configurações rápidas, muito úteis para organizar o e-mail.

Na seção "Tipos de caixa de entrada", selecione "Não lidas primeiro". Isso separará os e-mails que já foram abertos daqueles que ainda não foram.

4. Crie uma tarefa com base em uma mensagem do Gmail

Esta função permite adicionar um e-mail à sua lista de tarefas, além de incluir notas e prazos. É possível fazer isso clicando no ícone azul de tarefa, à direita da tela, que abrirá a lista. Em seguida, arraste o e-mail escolhido até a lista de tarefas.

Você ainda pode adicionar informações, como pontos importantes a serem lembrados ou concluídos, prazos detalhados, chamadas de vídeo etc. O mais interessante desta função é que, além de ter um lembrete do prazo da tarefa, você também cria uma guia com um link direto para o e-mail em questão.

5. Oculte marcadores

Chanel acredita que os marcadores podem tornar seu e-mail um pouco carregado. Para limpá-lo, clique no ícone de engrenagem e depois em “Ver todas as configurações”.

Na parte superior da tela, selecione a guia "marcadores" para visualizá-los e escolher o que deseja mostrar ou ocultar.

Curtiu este tutorial? Se quiser aprender a trabalhar de forma mais eficiente para aproveitar ao máximo seus projetos individuais e coletivos, confira o curso online de Chanel Greco, Produtividade para criativos com Google Workspace.

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