Notion, la app para mejorar tu productividad que aman los expertos

Esta herramienta organizativa esencial en época de teletrabajo ayuda a mejorar tu productividad con simpleza

Tanto si eres un emprendedor individual como si trabajas en grandes organizaciones, es probable que hayas oído hablar de Notion. Esta herramienta, que funciona tanto con conexión como sin ella (puedes trabajar offline y los cambios se guardan automáticamente al volver a tenerla), es una de las favoritas de los expertos en productividad ya que permite agrupar en un único lugar múltiples aspectos de la rutina laboral.

En Notion puedes escribir, planificar, colaborar, organizar a tu equipo y muchas cosas más. Te contamos las principales características y funciones de este software que se ha vuelto esencial en época de teletrabajo.

Notion centraliza la información en un solo espacio

Probablemente sepas lo que es tener quince pestañas abiertas: una para correo electrónico, una para Slack, una para Google Docs, y quién sabe cuántas más. Notion reconoce el valor de cada herramienta pero entiende que la diseminación de todos estos recursos es producto de cierta falta de inteligencia organizativa que nos distrae, nos agota y nos hace perder de vista el proceso del trabajo como algo global. Por esta razón, está diseñada para integrar un gran número de funciones y tipos de archivos. Es decir, casi todo lo que haces a diario puedes hacerlo sin salir de Notion.

Los expertos en productividad del estudio Elastic Heads (@elasticheads) sugieren a los emprendedores individuales o profesionales freelance utilizarlo para organizar sus días, semanas y meses, manteniendo todo centralizado y sin perder ni un aspecto de vista.

Funciona como una estructura de lego

La razón por la que esta app es útil tanto para profesionales como para corporaciones es su ductilidad. Notion funciona con bloques que pueden ser de lo que quieras: texto, imagen, mails, listas de actividades, viñetas, códigos. Puedes escribir fácilmente una oración y luego transformarla en una página independiente o en una base de datos completa. Las posibilidades son muy amplias y toda información introducida puede expandirse hacia otros formatos o transformarse en otras estructura.

Ofrece alternativas para comenzar más fácilmente

El hecho de que su estructura sea dúctil como piezas de lego, hace el uso de Notion pueda llegar a ser complejo. Por esta razón, Elastic Heads recomienda comenzar utilizando lo básico: las funciones para seguir listas de tareas, centralizar los mails, sumar calendarios y archivar documentos. Poco a poco, podremos ir sumando las funciones extras que necesitemos. Otra posibilidad es utilizar plantillas. La versión gratuita de la app trae 50 plantillas diseñadas para freelancers y estructuras de trabajo pequeñas.

Notion es muy potente y por esa razón puede ser complicado. Lo mejor es enfocarse primero en las funciones básicas, tal como recomiendan los expertos de Elastic Heads.

Los creadores de la app pensaron en usuarios más comunes al crear estas plantillas. Es decir, profesionales que trabajan en diseño, educación, ingeniería, recursos humanos, marketing, gestión de personal, gestión de producto, ventas y soporte.

Su interfaz no satura

Los especialistas en diseño que utilizan Notion resaltan su minimalismo y simpleza, una propuesta estética pensada para no recargar a los usuarios de más información de que la que ya tienen. "Noto cierto guiño estético a lo retro y a lo editorial, casi al viejo periodismo. En este guiño las palabras tienen mucha importancia, se juega con tipografía, se rebajan los colores. No se utiliza color y se combina con ilustraciones sencillas que son prácticamente carbonos y podrían ser de The New York Times", explica Silvia Fernández Palomar (@silviaferpal2), diseñadora premiada con el Premio Nacional de Diseño en 2019.

Según su óptica, "se trata de poner en valor la simpleza. El diseño de Notion, responde también a cierta economización de recursos, a una elección de no saturar y a la actitud de no querer sobrecargar al usuario”, detalla la artista madrileña.

Su diseño prioriza la escritura y la documentación

Notion ha detectado que muchas empresas y emprendedores se enfrentan al mismo problema en lo que respecta a documentación: no la tienen centralizada. Esto provoca que la información se disperse o bien que un mismo equipo termine trabajando con parámetros distintos. Notion es una empresa que depende en gran medida de la escritura para evitar problemas como este.

¿Por qué es importante escribir las cosas? Notion transmite la idea de que los documentos escritos nos ayudan a organizarnos y tomar decisiones más clara. También creen que nos ayudan a compartir ideas y a pensar en el futuro de forma colectiva, especialmente si luego se integran nuevas personas al equipo.

La accesibilidad a la información es prioridad

Para Notion, lo principal es que la información introducida sea fácil de encontrar. El problema, reconocen sus creadores, es que hoy día es muy fácil que la información se esparza. Ya sea porque está ubicada en diferentes aplicaciones o softwares, o simplemente porque está mal clasificada, en general los miembros de los equipos o los emprendedores pierden tiempo buscando cosas que realmente necesitan para hacer su trabajo. La barra lateral de la app está diseñada para encontrar a simple vista lo que sea que estés buscando.

Habilita espacios de trabajo para todo el equipo

En el caso de las empresas, Notion permite que toda la organización pueda acceder a las páginas de la sección Espacio de trabajo. Cada equipo, por ende, puede armar su propia página individual y consultar la de otros.

De acuerdo a mediciones de Notion, perdemos 4.5 horas a la semana buscando ficheros

Por ejemplo, un página puede contener la misión, estrategia y otros documentos vitales que guían a la organización. En esos espacio compartidos también se dejan disponibles protocolos y manuales de estilo. Cada miembro puede visitar la página de otra área para saber en qué están trabajando y compartir sus propios proyectos.

Brinda acceso a favoritos

Si visitas una página específica con frecuencia y necesitas acceder a ella rápido, o si necesitas reiterar la misma tarea todas las semanas, puedes agregar un atajo. La información se colocará en la parte superior de la barra lateral y estará siempre a tu alcance.

Permite configurar revisiones de tu sistema de trabajo

Puedes evaluar el proceso a través del cual encaras tu trabajo de forma diaria, semanal, mensual o anual bajo los mismos parámetros, armando estructuras propias para detectar a donde están tus bloqueos, tus puntos fuertes, los pro y contras de las actividades que estás haciendo. Esta información podrá ser procesada para que veas, por ejemplo, cuáles son los obstáculos más frecuentes con los que te encuentras tú o un equipo en determinado margen de tiempo.

¿Cómo crear una cuenta en Notion?

Notion es una app gratuita para uso individual. Si quieres probarla sólo tienes que seguir estos pasos:

• Ingresa a la web de Notion

• Regístrate con tu correo electrónico

• Acepta los términos y condiciones

• Elige si te gustaría usar Notion en modalidad individual o grupal. Una vez seleccionada tu opción preferida, haz clic en “Llévame a Notion”.

Una vez que confirmes tu mail, puedes descargar la app. Cuando lo hagas verás que te ofrecerá la posibilidad de importar cualquier cosa, desde documentos formato Word a notas en Evernote, archivos .csv o paneles de Trello. Todo lo que se haga en Notion se puede mantener guardado en la app o exportarse en diferentes formatos para ser usado online o sin conexión.

¿Qué incluye la versión gratuita de uso individual?

La versión de uso gratuito te permite:

• Tomar notas

• Organizar: tu presupuesto, tu lista de tareas, tus inspiraciones, referencias y calendarios

• Seguir tareas

• Acceder a más de 50 templates con propuestas de modo de organizarte

• Compartir tu porfolio y conclusiones de tu trabajo abriendo los documentos a la comunidad internacional

Ten en cuenta que, por ahora, Notion no está disponible en español.

Si trabajas en el universo creativo y quieres aprender cómo usar de una manera simple y efectiva Notion, puedes apuntarte al curso Técnicas para mejorar tu productividad de Elastic Heads. Gracias a los expertos del estudio de diseño de producto digital (@elasticheads) dejarás atrás las distracciones y aprenderás a trabajar de manera eficiente para equilibrar tu vida personal y laboral con Notion.

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