Tutorial Freelance: guía básica para usar Gmail en tu negocio

Aprende con Chanel Greco 5 formas de usar Gmail para trabajar de forma más eficiente y productiva

Con más de 1,800 millones de usuarios alrededor del mundo, Gmail es el proveedor de correo electrónico más usado. ¡Y no es ninguna sorpresa! Después de todo, hay muchas razones para elegirlo, especialmente si lo vas a usar en tu negocio. Su seguridad mejorada, el almacenamiento en la nube y lo fácil que es para tus empleados acceder a él, sin importar su ubicación, son solo algunos ejemplos de lo anterior. Sin embargo, sus numerosas funciones para ayudarte a organizar y priorizar tu flujo de trabajo son igualmente importantes.

Chanel Greco (@chanelgreco) es una profesora experta en Google Workspace que domina el uso de las herramientas digitales para hacer que tu trabajo sea lo más eficiente posible. En este tutorial, te enseñará 5 consejos para empezar a usar tu cuenta de Gmail de forma más eficiente, de modo que puedas maximizar tu productividad y hacer que tu trabajo sea más inteligente. En él también te vas a familiarizar con sus funciones básicas, perderás el miedo a usarlas y lograrás manejar tu flujo de trabajo de forma exitosa.

5 tips básicos para usar Gmail en tu negocio

1. Pospón tus mensajes

Posponer tus mensajes los hará desaparecer temporalmente de tu bandeja de entrada y te recordará darles seguimiento después si es que no puedes hacerlo en el momento. Simplemente selecciona el mensaje que quieres posponer y haz clic en el ícono de reloj en la parte superior derecha de tu pantalla. Después debes hacer scroll hacia abajo en el menú y programar la fecha y hora en las que quieres que reaparezca el mensaje. Si quieres ver estos mensajes en todo momento, Chanel nos recuerda que simplemente debes hacer clic en la opción Pospuestos, localizada en el menú del lado izquierdo de la pantalla.

2. Añadir emojis en las etiquetas

Los emojis brindan una manera visualmente más atractiva para conocer el contenido de una etiqueta. Para colocar un emoji en la etiqueta de uno de tus proyectos, haz clic en los tres puntos ubicados en la barra de herramientas de la izquierda y selecciona la opción Editar; esta acción te permitirá editar el nombre de la etiqueta. Después, haz clic en la opción Mostrar emoji y símbolo en la parte superior de tu pantalla (si estás usando una Mac) para elegir de la lista de emojis disponibles. Guarda los cambios y verás que el nuevo emoji aparecerá junto a tu etiqueta.

3. Cambia tu bandeja de entrada

Chanel recomienda cambiar el tipo de bandeja de entrada que usas para incrementar tu productividad. Hacerlo facilitará que te concentres en los nuevos mails y en aquello que necesita atención inmediata. Para hacerlo, haz clic en el ícono de engranaje en la parte superior de tu página. Esto hará que aparezca una serie de ajustes rápidos para organizar tu bandeja de entrada. Haz scroll hacia abajo hacia y en el menú Tipo de bandeja de entrada selecciona No leídos primero. Esto separará los mails que ya abriste de aquellos que aún no has leído.

4. Crea una Task basado en un mensaje de Gmail

Esta función te permite añadir un mail a tu lista de Tasks o incluir una nota sobre alguna fecha de entrega. Puedes conseguirlo haciendo clic en el ícono azul de Tasks, ubicado en la barra derecha de tu pantalla, tras lo cual aparecerá una lista de Tasks. Una vez hecho esto, agrega cualquier detalle importante que debas recordar o completar, como cumplir con fechas u horas de entrega o realizar videollamadas. Lo útil de esta función es que, además de tener un recordatorio para cumplir con esa tarea, también contarás con una función para dirigirte directamente al mail en cuestión.

5. Esconde las etiquetas

Chanel considera que las etiquetas pueden llegar a generar desorden visual. Para limpiar tu email, haz clic en el ícono de engranaje y luego selecciona Ver todos los ajustes. A partir de ahí, verás una serie de opciones a lo largo de la parte superior de tu pantalla. Selecciona la opción Etiqueta para ver todas tus etiquetas y elige “mostrar” u “ocultar” dependiendo de tus necesidades.

¿Disfrutaste este tutorial? Si quieres aprender más acerca de cómo trabajar de forma más eficiente para sacar el máximo provecho a tus proyectos, tanto individuales como colectivos, echa un vistazo al curso en línea de Chanel Greco: Productividad para creativos con Google Workspace.

Versión en español de @arturo_torres_landa

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