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10 dos y don'ts del project management

Descubre las claves de éxito y fracaso en la gestión de proyectos de todo tipo

Las personas encargadas de gestión de proyectos son profesionales que combinan una serie de habilidades y conocimientos que permiten que un objetivo que ha nacido se concrete de principio a fin. En proyectos personales o profesionales de cualquier disciplina, su trabajo es esencial, pues son los encargados de mantener en movimiento cada uno de los engranajes necesarios para completar una meta.

Trabajan con clientes, creativos, estrategas, representantes de marca y cualquier actor relacionado con cada proyecto. Sus actividades van desde establecer flujos y tiempos de trabajo, hasta resolver fallas e inspirar a equipos de trabajo completos. Por ello, el perfil de un project manager se mueve como un péndulo que va del trabajo preciso y exacto hasta el improvisado que es capaz de adaptarse a cualquier situación o cambio.

Te dejamos a continuación una lista de dos y don’ts que te ayudarán a conocer las claves del éxito o fracaso de esta posición:

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Dos

Involucra a los equipos en la toma de decisiones:
No se trata de discutir absolutamente cada detalle de los procesos con cada uno de los equipos con los que estás vinculado, sino de partir de la idea clara de cuál es tu estrategia de implementación para recibir ideas de los demás, de forma que puedan complementarlas y enriquecerlas. En caso de que algunos de los señalamientos que recibas no se adecuen a tu visión, intenta explicar y mantener una comunicación totalmente abierta que les permita a otros entender que no se trata de un rechazo, y que su opinión no dejará de ser valiosa en futuras ocasiones.

Apóyate en herramientas inteligentes
Hoy en día, existe una enorme variedad de herramientas que permiten dar seguimiento a las actividades de cada miembro de los equipos con los que trabajan, así como de medir los avances del desarrollo de proyectos. Algunas de las más populares son Asana, Monday, Basecamp y Trello. Aquí puedes consultar otras más que te ayudarán a controlar proyectos desde la comodidad de tu ordenador o tu móvil.

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Establece deadlines realistas
No hay objetivos que no se puedan alcanzar, solo fechas que no se pueden cumplir. Una de las cosas que hacen que quien gestiona un proyecto sea bueno o no, es que cuente con el conocimiento necesario de los equipos, los mercados, los clientes y los procesos, de forma que pueda establecer fechas límite de entrega de tareas totalmente viables y apegadas a la realidad. Fallar en este punto es uno de las principales orígenes de frustraciones entre quienes trabajan en cualquier proyecto.

Delega, delega, delega
Saber distribuir funciones es parte esencial del perfil de un project manager. Asignar labores no significa que estés renunciando a tus responsabilidades porque, de hecho, tu compromiso más grande es saber poner cada tarea en las manos correctas.

Celebra los triunfos
Cuando los proyectos son largos y complejos, es importante que sepas reconocer los avances. Servirá de inspiración para los miembros de cada equipo relacionado con la victoria, y mantendrás su eficiencia a tope.

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Don'ts

Evita las reuniones innecesarias
Pocas cosas son tan desgastantes y afectan tanto la productividad de un equipo como las reuniones que pudieron haber sido un mail. Asegúrate de desarrollar un sentido de análisis que te permita saber con claridad cuándo es necesario reunir a las personas involucradas en un proceso, y cuándo no. En caso de que la resolución sea que necesitas de una junta, procura siempre tener una agenda clara con los puntos a tratar, y que siempre se traten de solucionar problemas concretos, comunicar un mensaje que necesite transmitirse frente a frente o lluvias de ideas.

No seas detective de Recursos Humanos
En medio de un conflicto, enfócate en las soluciones. Si bien parte de tu trabajo implica la evaluación del desempeño de otros miembros del equipo, la verdad es que la esencia es la resolución y el mantenimiento de avances del proyecto, así que evita estancarte en situaciones que impliquen buscar culpables. Haz las observaciones y apuntes pertinentes, y las áreas encargadas de tomar decisiones sobre los equipos deberán hacerse cargo. Recuerda: tu trabajo se mide por resultados, así que enfócate en conseguirlos.

Tu trabajo no es gestionar personas
Tu deber es gestionar proyectos, no manejar a cada una de las personas que trabajan en él. Evita dar información de más a miembros del equipo que no la requieran solo por la idea de que los detalles ayudarán a que contemplen mejor los avances o trabas del proyecto, porque no es así y, en cambio, podrías provocar distracciones o dudas innecesarias que afecten los procesos.

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No huyas del feedback
Permitir a tu equipo dar retroalimentación sobre los procesos que has establecido no solo ayudará a darles un sentido de pertenencia a ellos y reconocimiento de valor a su trabajo, sino que te permitirá encontrar puntos ciegos, medir ambientes, promover la confianza y complementar tus propias estrategias.

Nunca pongas carga extra en equipos claramente incompletos
Es muy común, sobre todo en áreas nuevas, que los objetivos que se planteen no estén adaptados a los que debería tener un equipo en proceso de formación, sino en los de un ideal. Esto es uno de los peores errores, pues quedan comprometidos los objetivos y el estado anímico de los miembros de dichos equipos.

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