Del briefing al presupuesto: fases clave en un estudio creativo

Descubre cómo se organiza un estudio creativo en su trabajo con clientes, desde el primer contacto hasta el cierre del presupuesto

Uno de los aspectos que más afecta a la rentabilidad de las empresas creativas es la definición del proceso que va desde la recepción del briefing por parte de un cliente hasta el cierre final del presupuesto: ¿cuánto va a durar?, ¿cuánta gente va a haber implicada?... responder satisfactoriamente a otras y estas otras cuestiones marcará la diferencia entre una empresa que funcione y otra que no.

Por eso, y con ayuda de Enrique Rivera (@kike_dnoise), CEO y Director Creativo de dnoise, te proponemos una guía paso a paso a través de todo este camino, para que entiendas mejor su importancia y sepas calibrar un proceso que se encuentra en el corazón de innumerables estudios creativos.

Briefing del cliente

El proceso lo inicia un cliente que busca un servicio por nuestra parte; el primer paso puede ser que nos presente un briefing por escrito, en la fase de pre-proyecto, en el que nos exponga sus necesidades. Puede ser más o menos profesional o completo, pero siempre es importante que nosotros generemos un contra-briefing: otro documento escrito en el que podamos construir y plantear las ampliaciones y correcciones necesarias, siempre con el beneplácito del cliente.

En esta primera fase, es interesante plantear reuniones cara a cara, ya que ayudan a obtener información fresca, pero no hay que abusar para que el proceso no se alargue demasiado. Lo importante es que la información que nos da el cliente esté concretada al máximo, dejando constancia por escrito de las reuniones para posteriormente compartirlas también por el cliente y compartir la información de forma eficaz.

Proyecto

Una vez ambas partes han pactado qué es lo que necesita exactamente el cliente, entramos en la fase de proyecto, donde tocará hacerle una propuesta inicial: ¿qué vamos a intentar conseguir?, ¿qué haremos?, ¿cuándo?... podemos adjuntar también ejemplos de nuestro porfolio.

Esto último es importante porque, a estas alturas del proyecto, no nos interesa mostrar todavía todas nuestras cartas: los conceptos creativos más potentes, las "ideas brillantes", es mejor guardarlas de momento para evitar que el cliente se las quede. Con otros ejemplos, dejaremos claro nuestro talento sin necesidad de "regalar" nuestras ideas.

Presupuesto

Cuando ya tengamos aprobada la propuesta, pasaremos a la fase de negociación del contrato. La idea es crear un documento que se validará por las dos partes, y que debería incluir precio final, plazos de entrega, otras condiciones generales (la cantidad de cambios que se aceptarán...) y condicionantes técnicos (materiales, tecnología...).

Recuerda que un presupuesto, para ser válido, debe contener al menos los siguientes datos:

- Nombre de empresa, NIF y dirección completa, tanto tuyo como de tu cliente.
- Número de presupuesto y fecha.
- Descripción, cantidad de unidades y precio de los productos.
- Subtotal sin impuestos.
- Condiciones de cualquier tipo: fecha de vencimiento, plazos de pago, cantidad de cambios incluidos...
- Si el cliente lo pide, algún código identificador para la empresa.

Aprobación

Si tu presupuesto se ajusta a las condiciones del cliente, este lo aprobará. La aprobación debería formalizarse por escrito en cualquier caso, pero especialmente en caso de que sea un cliente con el que todavía no se tiene mucha relación. Incluso con clientes de confianza, con los que la aprobación puede ser verbal, es importante tener algún documento que la confirme. Por ejemplo, puede grabarse un audio del cliente dando su aprobación.

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