ayuda con gestor de documentos

Que tal foreros! hace unos meses comencé un nuevo proyecto con unos colegas que saldrá a la luz en mediados de año, pero nos hemos encontrados algunas piedras en el camino, nunca habiamos visto algo como esto de gestión de documentos, pero va que no somos tan perezosos no nos gusta quedarnos con las dudas y decidimos investigar un poco por google, resulta que nos salió una explicación breve pero que nos llena más de dudas, dice lo siguiente:

"Un sistema de gestión documental, o document management system , por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema. La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía.

Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo."

Ahora, si no aplicamos este proceso podríamos correr el riesgo de perder nuestro proyecto?