Mi proyecto del curso: Usar Chat GPT para trabajar

Yo: Cómo supervisor de operaciones de un call Center tengo tareas repetitivas a diario como:

Respuesta de consultas

Revisión de asistencia

Revisión de turnos

Análisis y feedback de evaluación de calidad

Sacar firmas de permisos

Revisión de adherencia

Yo: Quiero que te comportes como mis asistente en estas tareas para así optimizar los tiempos en tareas repetitivas

Chat GPT: ¡Claro! Puedo ayudarte a organizar y optimizar estas tareas. Aquí tienes un esquema inicial para gestionar cada tarea de manera más eficiente:

1. **Respuesta de consultas**:
- **Automatización**: Utiliza respuestas predefinidas para preguntas frecuentes.
- **Delegación**: Asigna consultas simples a agentes junior y las más complejas a agentes senior.

2. **Revisión de asistencia**:
- **Herramientas**: Utiliza software de gestión de personal para monitorizar automáticamente la asistencia.
- **Reportes automáticos**: Configura reportes diarios o semanales que se envíen directamente a tu correo.

3. **Revisión de turnos**:
- **Software de programación**: Implementa un sistema que optimice automáticamente los turnos basándose en disponibilidad y necesidades.
- **Notificaciones**: Configura alertas para cambios o problemas con los turnos.

4. **Análisis y feedback de evaluación de calidad**:
- **Plantillas de feedback**: Crea plantillas para proporcionar feedback de manera rápida y consistente.
- **Sesiones programadas**: Agenda sesiones de feedback regulares para no perder tiempo organizándolas cada vez.

5. **Sacar firmas de permisos**:
- **Digitalización**: Utiliza firmas electrónicas para agilizar el proceso.
- **Flujos de trabajo automáticos**: Configura flujos de aprobación para permisos en un sistema de gestión.

6. **Revisión de adherencia**:
- **Monitoreo en tiempo real**: Utiliza herramientas que te permitan ver la adherencia en tiempo real y recibir alertas de desviaciones.
- **Informes automáticos**: Genera informes periódicos sobre la adherencia para revisar tendencias y problemas recurrentes.

Si necesitas ayuda más específica o en la implementación de estas estrategias, no dudes en decírmelo.

Yo: Tengo un caso específico de un ejecutivo de buen desempeño que en el último mes ha presentado un bajo desempeño en sus indicadores de satisfacción por parte del cliente

Yo: Quisiera que me ayudarás con un speech para tener un feedback constructivo que también lo haga reflexionar, entender la situación y aplicar técnicas para la mejora.

Chat GPT: Aquí tienes un speech para proporcionar feedback constructivo a tu ejecutivo:

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**Inicio de la reunión:**

1. **Saludo y apreciación inicial**:
- "Hola [Nombre del Ejecutivo], ¿cómo estás? Quería tomarme un momento para conversar contigo sobre tu desempeño reciente."

2. **Reconocimiento del buen desempeño previo**:
- "Antes que nada, quiero felicitarte por tu historial de buen desempeño. Siempre has sido un miembro valioso del equipo y tus contribuciones han sido fundamentales para nuestros logros."

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**Identificación del problema:**

3. **Exposición del problema**:
- "He notado que en el último mes, los indicadores de satisfacción del cliente han mostrado una disminución en comparación con tu rendimiento habitual."

4. **Importancia del feedback**:
- "Es importante para nosotros abordar estos cambios temprano, ya que la satisfacción del cliente es crucial para nuestro éxito y tu desarrollo profesional."

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**Análisis de la situación:**

5. **Exploración de posibles causas**:
- "Me gustaría entender mejor qué puede estar pasando. ¿Has notado alguna dificultad o cambio reciente en tu trabajo que pueda estar afectando tu desempeño?"

6. **Escucha activa**:
- (Permite que el ejecutivo exprese sus pensamientos y preocupaciones. Haz preguntas abiertas para fomentar la discusión y demuestra empatía.)

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**Plan de acción:**

7. **Propuesta de técnicas para la mejora**:
- "Hablemos sobre algunas estrategias que pueden ayudarte a mejorar estos indicadores. Por ejemplo, podemos enfocar más en la escucha activa durante las llamadas, asegurándonos de entender completamente las necesidades del cliente antes de ofrecer soluciones."
- "Además, podemos trabajar en técnicas de manejo de estrés para que te sientas más cómodo y seguro durante las interacciones con los clientes."

8. **Establecimiento de objetivos claros**:
- "Quisiera que establezcamos algunos objetivos específicos y medibles para los próximos meses. ¿Qué te parece si trabajamos en mejorar tu puntuación de satisfacción del cliente en un 10% para el próximo trimestre?"

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**Cierre de la reunión:**

9. **Compromiso y apoyo**:
- "Estoy aquí para apoyarte en este proceso. Si necesitas algún recurso adicional o formación, por favor házmelo saber."
- "Confío en tu capacidad para superar este reto y sé que puedes volver a alcanzar los altos estándares que siempre has mantenido."

10. **Agradecimiento y motivación**:
- "Gracias por tu tiempo y por ser abierto a esta conversación. Estoy seguro de que con tu dedicación y esfuerzo, verás una mejora significativa en poco tiempo."

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Este enfoque balancea el reconocimiento del buen desempeño anterior con una evaluación honesta de los problemas actuales y ofrece un camino claro hacia la mejora, al tiempo que demuestra apoyo y confianza en las capacidades del ejecutivo.