¿Qué documentos internos de gestión utilizais?
Buenos días.
Este año me lo he planteado en el estudio para intentar organizar cada vez mas los trabajos y reuniones.
Solo queria saber que tipo de documentos teneis vosotros internos para organizaros, me refiero a partes de trabajo, pedidos de producción... yo estos ultimos los tengo pero ahora ando intentando hacer alguna para las reuniones en los que se saque en claro los principales puntos de una reunión, se aislen los puntos importantes y asi todo esquematizado...
sabeis que muchas veces en las reuniones de clientes se te pueden ocurrir mil pajas mentales que el no ve mal pero que cuando llegas la dia siguiente esas pajas se te han ido de la cabeza.
Por ejemplo cuando estas ahciendo una campaña y el cliente te dice que te deja proponerle ideas y tu vas y presentas ideas, ¿como se las presentais? con un power point 1 a 1 con uan explicación... en un docuemento escrito?
Me refiero a documentos de esquematizar ideas y reuniones.
gracias!
bute
si ketefan esta muy bien, estoy probandolo con 4 cosas a la vez.
Es un poco arcaico pero te acostumbras muy rapido.
Lo malo es no poder dar paso a quien tu quieras, todos los usuarios ven todo...
ketefan
esto de crear un wiki me parece una buena herramienta de trabajo, yo también hace tiempo buscaba algo que no fuera lo típico de tener que imprimirlo todo para tener el histórico de cada proyecto... papel por un tubo, poco respetuoso con el medio ambiente y poco rentable en cuanto a pasta y espacio para guardarlo.
bute,
he generado uno en wikispace, voy a ver si me aclaro, creando categorías y tal... soy bastante torpe...
txuma Plus
chile·logela
nosotros tenemos un mediawiki instalado y guarda un historial de cambios en el que puedes comparar versiones anterior y actual siempre.
En ese caso ya empieza a parecerme mejor opción.
bute
si chile es cierto, yo lo voy a utilizar con los freelances, copys y entre nosotros en el estudio. Creo que es una buena manera de unificar todo en uno.
Ademas poniendo varias reglas para que todo vaya bien segmentado. el wikispaces.com esta muy bien.
chilelogela
txuma
Pensando en voz alta, que digo yo que el problema de un Wiki es que no guarda versiones de lo que ha ido sucediendo, y eso en trato con clientes puede no ser muy recomendable, ¿no?
nosotros tenemos un mediawiki instalado y guarda un historial de cambios en el que puedes comparar versiones anterior y actual siempre.
si el wiki está configurado para que sólo pueda ser cambiado por usuarios logeados, ya lo tienes. el problema de los wikis es que no son fáciles de segmentar la info, va en contra su natura, y no mola que unos clientes vean lo de otros (sobre todo porque la gente es la hostia y siempre quieren la solución del de al lado...)
bute
tengo ya un espacio en wikispaces.com y es genial, por ahora mu gusta mucho.
Lo he estado probando todo el dia con la copy y txuma si se queda todo registrado, hasta una coma que cambias te dice quien la ha cambiado y la hora.
Empieza a ser una buena herramienta.
txuma Plus
Pensando en voz alta, que digo yo que el problema de un Wiki es que no guarda versiones de lo que ha ido sucediendo, y eso en trato con clientes puede no ser muy recomendable, ¿no?
deck1
Bute
he estado viendo esto d ela wikipedia, me estoy descargando lo de bitnami pero aun no se muy bien para que me valdrá. Supongo quehabrá que ponerlo en un servidor y todo eso no?
gracias!
Claro, habría que subirlo a un servidor. Aunque no se porqué viene en un ejecutable... Tambien puedes descargarlo directamente de mediawiki.
No obstante, yo buscaría un wiki más enfocado a la gestión empresarial:
http://www.atlassian.com/software/confluence/
http://twiki.org/
bute
he estado viendo esto d ela wikipedia, me estoy descargando lo de bitnami pero aun no se muy bien para que me valdrá. Supongo quehabrá que ponerlo en un servidor y todo eso no?
Esta genial el video, lo he visto despues de poner mi ultimo parrafo y la verdad es que si puede ayudar bastante.
gracias!
menor
Puedes probar esto, es el wiki de la wikipedia sin configuracion de por medio, se supone que es un ejecutable que te instala todo lo necesario para usarlo sin tener que configurar nada.
http://bitnami.org/stack/mediawiki
Yo aun no lo he probado pero tiene buena pinta
deck1
Si, la mayor pega sería habituar a los clientes a usar el wiki en lugar de enviar emails, este video podría ayudar, pero aun asi, esta complicado.
Te paso dos enlaces más, de experiencias de wiki para organizarse dentro de una empresa:
http://secuoyas.com/blog/2007/06/18/wiki-en-las-empresas/
http://www.ldodds.com/blog/archives/000184.html
bute
un wiki? como la wikipedia?
Mis clientes creoque no lo utilizarian... pero bueno es interesante para mi, voy a buscar sobre esto a ver.
gracias deck
deck1
Bute
...pues no se todas ideas que se te pasan tenerlas ordenadas... digamos como un block de notas pero organizado por clientes y todo eso...
...pues seria hacer algo para que todos en el estudio pudieran acceder a ese documento y agregar lo que se les fuera ocurriendo...
algo asi...
Estas pidiendo a gritos un wiki! No se si los clientes serían capaces de cogerle el punto, pero bajo mi punto de vista es la mejor solución (y de largo) para estos casos. Sobre todo por la enorme flexibilidad que tiene para adaptarse al esquema que queráis darle.
bute
siempre lo he visto pero nunca lo he utilizado... esto del ingles...
egoexmachina
pues basecamp, sin duda
bute
si chile gracias.
teneis toda la razon pero lo suyo es llegar a un punto medio... ahora se me escapan muchas cosas.
bute
Ya tienes toda la razon, el exceso puede complicar, tener que rellenar mil cosas.
Hay muchas veces que hay gestiones que no requieren de briefing que son mas de movimiento, gestion de cualquier historia, pues no se todas ideas que se te pasan tenerlas ordenadas... digamos como un block de notas pero organizado por clientes y todo eso.
Esta claro que tb es para compartirlo en equipo. Imagina que nos entra un proyecto y tenemos 1 semana para pensar que podemos hacer sobre ese proyecto, que acciones podemos proponer al cliente, pues seria hacer algo para que todos en el estudio pudieran acceder a ese documento y agregar lo que se les fuera ocurriendo, despues filtrarlo y presentarlo en un documento al cliente formal y bien escrito.
algo asi...
chilelogela
egoexmachina
A veces el exceso de documentos complica las cosas
aaaamen. más hablar y menos burrocraciar :D
chilelogela
Bute
es que la tienes pequeña? :D :D
edito:
Has pasado de mi a mi pregunta... ¿y no podras pasar esos documentos no?
:)
sin problema. son los que te dan para de la certificación de calidad ISO AENOR nosequé hostias = piedrecitas en el camino para éste puto mundo que va a toda leche. pero si lo quieres, te lo mando cuando saque un rato de buscar.
egoexmachina
Bute
si eso lo hago escribir un mail resumen con conclusiones pero me haria falta eso pasarlo a un documento propio tipo "conclusiones" y ordenarlo por clientes...
Lo de la grabadora lo intente pero despues es dificil escuchar 2 horas y saber en que parte estaba cada cual.
gracias!
Pero se supone que esas ideas confusas luego las conviertes en un briefing o similar. Yo creo que no es necesario un documento específico para ello. Sería para compartir con el equipo? o como recordatorio? o para tenerlo ordenado y localizado? A veces el exceso de documentos complica las cosas
bute
es que la tienes pequeña? :D :D
edito:
Has pasado de mi a mi pregunta... ¿y no podras pasar esos documentos no?
:)
chilelogela
a mi lo de la grabadora me hace sentirme ridículo. sólo lo he hecho alguna vez para intentar cazar ideas de borracho en esos momentos de profundidad superficial :D
bute
si eso lo hago escribir un mail resumen con conclusiones pero me haria falta eso pasarlo a un documento propio tipo "conclusiones" y ordenarlo por clientes...
Lo de la grabadora lo intente pero despues es dificil escuchar 2 horas y saber en que parte estaba cada cual.
gracias!
egoexmachina
Bute
sabeis que muchas veces en las reuniones de clientes se te pueden ocurrir mil pajas mentales que el no ve mal pero que cuando llegas la dia siguiente esas pajas se te han ido de la cabeza.
Puede ser útil el llegar de la reunión y escribir un e-mail en el que cuentes las ideas que se han discutido en la misma a partir de las notas tomadas a mano ( también vale salir de la reunión y grabar a viva voz en el móvil lo que se ha tratado o las ideas que han surgido).
Puede ser un e-mail que envíes al propio cliente ( en plan "me gustaría recapitular lo que hemos comentado hoy para verlo en cierta perspectiva..") o a un colaborador ( o a ti mismo también vale).
No solo por que quede constancia de lo dicho, si no por aclarar las ideas y destilarlas.
bute
gracias Naya, voy a revisarlo.
Para control de tiempo estaba probando un programa que se llama TimeLog y encontre en softonic, por ahora parece que va bien.
belen_c
aunque no sea exactamente lo que comentas, yo desde hace unas semanas uso Harvest junto con un widget de yahoo para el tiempo. No es caro, es online y parece que funciona bien, aunque sólo te servirá para temas de controlar tiempo y algo de facturación
bute
y claro esta... no puedes pasar una copia no¿?¿? :)
chilelogela
las reuniones siempre con lista de temas, tiempo que cumplir con cada tema para que no se eternicen, y un acta por escrito a cada asistente. al menos en el caso de clientes a los que no les has pillado aún el tempo.
aquí tenemos de todo, hoja de trabajo, partes de trabajo, etc. y ... luego no los utilizamos nunca :D
prisa mata amigo!